viernes, 9 de noviembre de 2012

La toma de decisiones


LA TOMA DE DECISIONES.



PRESENTACIÓN

El presente blog correspondiente a La toma de decisiones” no solo en la parte educativa sino que también en la parte administrativa.
Comprende la conceptualización acerca de la Toma de decisiones sus procesos y con que noción esta relacionada directamente, en el blog se encontrara las diferentes modalidades en la toma de decisiones y la explicación de estas sus diferencias y similitudes que encontramos en cada de dichas modalidades.
Para el desarrollo del blog se obtuvieron información de varias compilación de diferentes libros de los que mencionan la toma de decisiones en el ámbito de los centros educativos, específicamente para los administradores y gestores por lo cual estos libros han logrado una sistematización de la información, para elaborar el blog que se propone dar a conocer.
El blog consta de una introducción, objetivos generales y específicos y el contenido donde se detallara lo que es la toma de decisiones.





















INTRODUCCIÓN



La toma de decisiones es un hecho social inseparable del hombre, y es en este proceso en el que se transmite en  modelos conocedores y de actitudes y actuaciones del equipo que llevara la conducción de la toma de decisiones donde se adopta un modelo y se hace necesario que la toma de decisiones  sea el producto  de un proceso deliberado y enmarcado en un proyecto que le otorgue direccionalidad y sentido al centro educativo.
La toma de decisiones se mas en la comunicación la toma de decisiones se mas en la comunicación que es la que provee de información a todos los niveles jerárquicos de las instituciones educativas para facilitar la toma de decisiones en este contenido se debe pensar que la toma de decisiones constituye una prolongación y actividad terminal de proceso de comunicación, este es un evento  de comunicación interrelacionados en las instituciones educativas.
La toma de decisiones es un tema tan vivo y de permanente actualidad que es imposible no hablar de el ya que en toda institución ya sea publica o privada ya sea un centro educativo o no siempre hay que tomar decisiones hasta el nuestra vida cotidiana debemos que tomar decisiones con diferentes riesgos y oportunidades que se nos dan a través de estas las decisiones pueden ser a largo y a corto plazo pueden ser programadas o no programas.
En el contenido de este blog se hablara mas específicamente  de lo que se trata de la toma de decisiones.




 

 

 


Objetivo General


v  Definir  lo que es la toma de decisiones, sus procesos en la ejecución y que es lo más necesario para que la toma de decisiones sea posible.


Objetivos Específico


v  Dar a conocer las dos diferentes modalidades de la toma de decisiones,  las actitudes y actuaciones del equipo de conducción.      

v  Mencionar los pasos de la concepción y ejecución de decisiones desde un modelo reactivo.

v  Enunciar los asuntos ligados al proceso de toma de decisiones y a su implementación en los centros educativos.

v  Plantear el proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo  y los aspectos a tener en cuenta para la toma de decisiones dentro de un centro educativo.

v   






LA TOMA DE DECISIONES
Es el proceso mediante el cual la funcion directiva toma contacto con las diversas alternativas que permiten la identificación de problemas y la construcción de soluciones.
La toma de decisiones es una de las tareas más importantes que tiene los directivos de un Centro Educativo. La organización, el funcionamiento y la gestión de las instituciones educativas van a depender de la capacidad decisoria y de la calidad de las decisiones tomadas.
Si probáramos a enumerar las decisiones que toman unos Equipos Directivos, grandes y pequeñas, nos quedaríamos asombrados. Y es que las decisiones continúas, día a día, están marcando en gran parte el estilo de una Dirección y del Centro
La toma de decisiones es algo con que convivimos a diario es algo cotidiano. En algunos casos estas son el fruto de un proceso de discusión  de análisis y ejecución.
La toma de decisiones esta vinculada con la dimensión administrativa financiera debido que la toma de decisiones y su viabilidad se encuentra implicada en cada uno de los procesos administrativos financieros directamente ligada  con el problema de la gestión ya que su estilo estará determinado por la manera en que las decisiones sean alcanzadas e implementadas.
En todas las organizaciones se toman decisiones a diario, las instituciones educativas no son la excepción. Por el contrario, los centros educativos se caracterizan por tomar decisiones programadas. Las mismas implican sucesos futuros, en donde se analizan por parte de los actores-la certeza el riesgo y la incertidumbre asociados a las diversas acciones que se suelen emprender.
“la toma de decisiones es la selección de un curso de acciones entre varias alternativas, y constituye por lo tanto la esencial de la planeación” (Chiavenato, 2005:157). Las decisiones no son acciones meramente institucionales, las mismas están presentes en la vida cotidiana de las personas y se toman en condiciones de al menos cierto grado de inseguridad, por lo que implica ciertos riesgos.
Todo proceso  de toma de decisiones debe considerar el uso eficaz y eficiente de los recursos de la institución, veamos algunos aspectos básicos en el manejo de los recursos financieros materiales y administrativos.
En varios casos el conjunto de decisiones son requeridas por la urgencia, la inmediatez de una situación que necesita ser resulta. Muchos supervisores y directores se sienten bomberos, abocados a apagar incendios.
La toma de decisiones según Chiavenato (2005), habla de dos modalidades en la toma de decisiones, el modelo reactivo y el proactivo.
El modelo reactivo se caracteriza por responder  a las urgencias sin que exista una organización en las respuestas mediatizado por un proyecto que direccione u organice las respuestas, estas reacciones se dan en muchos casos imprescindibles, estas demandan una gran inversión de energía y esfuerzos. Este modelo al ser realizado en general de manera aislada, no logran insertarse dentro de una lógica institucional que les de relación y sentido. La consecuencia más común es que los miembros de la institución no ven traducidos sus esfuerzos en resultados concretos, provocando sensación de fracaso y desmotivación. Esto se resume a la frase “Se hace mucho y se consigue poco”. Desde el modelo reactivo, se actúa de manera centrifuga, En la resolución de problemas no se discriminan prioridades y se expulsa hacia el exterior los conflictos. Se actúa de manera aislada, apagando incendios y los esfuerzos de los miembros, al no ser sostenido por la institución a la que pertenecen suelen perderse.
El modelo proactivo resuelve sobre la marcha los problemas que se prestan, lo hace en funcion de las directrices originadas del PEI (proyecto educativo institucional). Este modelo tiene la comprensión de que todo no tiene el mismo grado de importancia o jerarquizar las situaciones críticas, estableciendo prioridad atrapados en su laberinto, de concentrar  acción. Actuar de manera proactiva implica anticipar dificultades y potenciar la acción individual en el marco del accionar institucional. Se trata de Anteponerse a los problemas, no de negarlos, evitando quedar atrapado en su laberinto, de concentrar los esfuerzos y potenciar las capacidades e intereses individuales. Este modelo funciona de manera centrípeto este encausa los esfuerzos hacia el logro de un objetivo común, considera al conflicto como algo innato a la institución, busca la comprensión de los problemas y genera estrategias que permiten actuar en consonancia. Discrimina lo urgente de lo importante.
Optar por una gestión por proyectos es optar por un modelo proactivo.  En este sentido, una gestión proactiva, no deja que las cosas sucedan, sino que se propone de manera intencionada generar práctica y procesos. En esto justamente consiste la gestión por y en proyecto: en la planificación e implementación deliberada e intencionada de una serie de estrategias, fin de conseguir los resultados que persiguen.
Las siguientes tareas y acciones pueden ayudar al equipo directivo en la construcción de una práctica proactiva.
Ø  Dedicar 15 minutos del primer día de la semana para confeccionar la agenda de la semana. Consignar tareas y responsables. Definir la acción concreta.
Ø  Revisar la cantidad de tiempo que se destina a cada tarea, preguntándose por la coherencia entre el tiempo destinado a cada una y su prioridad en el marco del PEI.
Ø  Delegar y trabajar en conjunto con los coordinadores del ciclo y jefes de áreas o de departamento.
Ø  Ayuda al equipo docente a confeccionar su propia agenda de tareas.
Ø  Revisar que se cumplan las tareas pautadas.
Ø  Visualizar permanentemente la coherencia entre las directrices institucionales y las tareas que se están realizando.
Ø  Diferenciar lo urgente de lo importante.


Tal como se puede observar en el siguiente grafico, un modelo proactivo concentra las energías en aras de objetivos comunes previamente planificados es decir, los esfuerzos, intereses y habilidades individuales se concentran y desarrollan mutuamente. La adhesión consiente o no a un modelo, supone sin duda, distintas formas en el actuar de los equipos de conducción o reactivas.


Si adoptamos un modelo proactivo, se hace necesario que el proceso de toma de decisiones sea el producto de un proceso deliberado y planificado, enmarcado en un proyecto que le otorgue direccionalidad y sentido.
El modelo reactivo, ha establecido límites rígidos entre la elaboración y la ejecución de las decisiones. Estipulo una división en etapas a seguir, que no contemplan la realización de ajustes parciales, la contextualización y la incorporación de lo imprevisto estas etapas son:



Este modelo ha identificado las etapas y pasos a seguir hasta el momento en que se llega a la ejecución y también las intervenciones. La responsabilidad del que decide, se limita a definir la alteración correcta. La ejecución esta a cargo de otros.
Así se configuro un tipo de organización dividida entre:
Cursos para supervisores y directores de instituciones educativas
·         Los planificadores: en quienes recaía la toma de decisiones.
·         Los ejecutores: que llevaban a cabo lo que otros habían decidido.

Desde la perspectiva de una gestión por proyecto, la decisión no puede quedar dividida de la ejecución: el que decide es también quien ejecuta. Por lo tanto, desde esta mirada, otras miradas se ponen en juego:
·         La viabilidad de la decisión.
·         La implementación y seguimiento.
En este modelo, la gestión tiene como su herramienta fundamental al PEI (Proyecto Educativo Institucional).
El rol del equipo directivo es centrar, en tanto tienen la responsabilidad del liderazgo de estos procesos.
¿Qué supone la construcción de la viabilidad de un proyecto?
Supone considerar algunas de las siguientes cuestiones, ligadas al proceso de toma de decisiones y seguidamente, a su implementación:
·         Desarrollar un proceso de evaluacion y autoevaluación.
·         Anticipar posibles dificultades que pudieran sugerir en la implementación de las decisiones.
·         Analizar y distribuir los recursos disponibles y necesarios, teniendo en cuenta su funcionalidad.
·         Promover las innovaciones favoreciendo su implementación, sistematización e institucionalidad.
·         Operar con la normativa presente y la que es necesario construir, atendiendo la particularidad de los contextos.
·         Considerar a lo planificado no como algo inamovible, sino como un guion que dirige la acción.
Así mismo la toma de decisiones debe ser fruto de reflexiones compartidas por todos los miembros de la institución. Para que esto sea posible, es necesario contar con la posibilidad de formar equipos para trabajar alrededor de proyectos y garantizar al interior de la institución la circulación de información a través de canales de comunicación efectivos. Requiere de una decisión de promover y garantizar la participación de los diferentes estamentos que componen la comunicación educativa.
En las instituciones educativas, por su parte, dan dos tipos de decisiones a todos los niveles:
·         Programadas o de rutina: responden generalmente a las normas e informaciones existentes respecto de los eventos tratados.
·         No programadas: El asunto es más complejo; aquí se requiere de información adicional.

En ambos casos el flujo de información es muy importante, por lo que el administrador de las instituciones educativas deberá considerar la comunicación, la organización y la toma de decisiones.
 El siguiente esquema es de lo que contiene la información de este blog, se representa relacionando el flujo de información con las decisiones:



En este caso se debe considerar que la información deberá ser desopilada a la luz de las necesidades de la toma de decisiones que se requieren en la institución. El sistema de información y decisiones será diseñado como un proceso de comunicación relacionando los elementos de entrada necesarios a la información con los elementos de salida resultado de la toma de decisiones. A su vez este resultado puede transformarse en una información que puede servir para una subsecuente toma de decisiones, en el mismo nivel, para el nivel superior o para nivelar información.
Los sistemas de información de toma de decisiones deberán, por lo tanto, ser considerado en su conjunto como una actividad a la cual se deberá aplicar las funciones básicas administrativas fundamentales, a saber: planeación, organización, y control.

Proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo.
Proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo. Algunos aspectos a tener en cuenta.
Visualizar objetivos del PEI (Proyecto Educativo Institucional).
Ø  ¿Cuáles son las acciones que se acordaron como prioritarias para guiar todas las acciones de la institución?
Ø  ¿Cómo organizarlos para llevarlos adelante?
Ø  ¿Quiénes trabajaran para el logro de los resultados que se persiguen?
Ø  ¿La distribución de tareas es coherente con las funciones de cada miembro de la institución.
Ø  ¿Qué espacios se propondrán para trabajar?
Ø  ¿Cómo organizar el trabajo de todos los miembros de la institución?

*      Realizar distribución de tiempos y tareas en funcion de lo propuesto en el PEI.

Identificar todos los proyectos específicos propuestos.
Ø  ¿los proyectos específicos son coherentes con el PEI?
Ø  ¿Guardan coherencia entre si?
Ø  ¿Se superponen acciones o tareas?
Ø  ¿Cuántos proyectos específicos se están implementando?
Ø  A que apunta cada proyecto?
Ø  ¿Esta la institución preparada par llevarlos adelante?
Ø  ¿Se les asigno tiempo?
Ø  ¿Cuáles son prioritarios para desarrollar?
Ø  ¿Cuáles están en funcion de la realización de los proyectos?
Ø  ¿Qué sistema de información se prevé para que los miembros de la institución accedan a la información?

*      Realizar un cronograma anual de tareas y responsables.
*      Distribuir los espacios y tiempos asignados para cada proyecto específico.
*      Establecer resultados esperados para cada proyecto.
*      Favorecer una buena circulación de información entre los equipos de trabajo, tanto de la información que llega a la institución, como  aquella que generan y producen los proyectos específicos.

Identificar los recursos con que se cuenta.
Ø  ¿Qué recursos se van a necesitar para la implementación de los proyectos?
Ø  ¿con cuales ya cuenta la escuela?
Ø  ¿Cómo se organizan, distribuyen y utilizan?
Ø  ¿Qué plan se diseña para la obtención de los recursos que faltan?
Ø  ¿Qué recursos son imprescindibles para cada proyecto?

*      Listado inventario de recursos disponibles y no disponibles.
*      Propuesta de actividades para obtención de nuevos recursos.

Delegar responsabilidades.
Ø  ¿Que equipos de trabajo existen en la escuela?
Ø  Quienes se comprometieron en cada proyecto?
Ø  Que canales de comunicación se establecerán para garantizar una comunicación permanente?
Ø  ¿Qué tareas puede delegar el equipo directivo en otros miembros de la institución?
Ø  ¿Cuáles son indelegables y por que?

*      Creación de equipos de trabajo para llevar adelante los proyectos.
*      Trabajo directivo de equipo de conducción con los coordinadores de area y/o jefe de departamento.
*      Especificación de responsabilidades de coordinar las acciones, convocar a reuniones y actividades.
*      Prever reuniones periódicas de estos responsables con los miembros del equipo de conducción.
Evaluar posibles dificultades y ofrecer estrategias para su solución.
Ø  ¿Cuáles serian los principales problemas que se presentaran en la implementación de los proyectos?
Ø  ¿A nivel humano, a nivel de los recursos materiales?
Ø  ¿Sobre que dificultades se pueden operar y cuales exceden a la institución?
Ø  ¿Que estrategias de resolución de conflictos se pueden diseñar para preverlos?

*      Realizar un diagnostico por equipo a fin de averiguar principales dificultades y necesidades.
*      Diferenciar los problemas y dificultades entre los cuales la escuela puede operar y aquellos que los exceden.
*      Clasificar las dificultades de acuerdo a tiempo, necesidades de capacidades de capacitación, necesidades de espacio en la institución, necesidades de recursos materiales, u otros.

Evaluacion y seguimiento de los distintos proyectos.
Ø  ¿Cómo se van a monitorear los proyectos?
Ø  ¿Cómo se van a evaluar?
Ø  ¿Quiénes son los responsables de realizar los informes de avance?
Ø  ¿Qué mecanismo de autoevaluación se promoverán la interior de cada equipo de trabajo?
*      Diseño se instrumento de evaluacion de los proyectos donde se consignen los aspectos a ser evaluados.
*      Cronograma de presentación de informes parciales y finales.
*      Seguimiento permanente de los proyectos en relación con las directrices institucionales.

Optar por un proceso de toma de decisiones compartidas, no significa reunirse permanentemente o que “todos estén en todo”, sino mas bien, que las decisiones sean coherentes con el PEI, y que los implicados directamente en la decisión que hayan participado en ella. Es necesario lograr el equilibrio entre la sobrecarga de reuniones y la verticalidad en la toma de decisiones.
Para que la toma de decisiones sea posible es necesario considerar:
Ø  La utilización y circulación de información
Ø  La distribución y el uso eficaz de los recursos.

La toma de decisiones resulta ser una tarea difícil, en la que  puede constatarse con más claridad la inseguridad y debilidad de los directivos en un centro.
Las razones o motivos de esta dificultad pueden ser tres:
Primera: la toma de decisiones exige la elección entre varias opciones o alternativas y, por lo tanto, lleva consigo la posibilidad de equivocarse.
Segunda: la toma de decisiones esta muy unida en todas las organizaciones humanas al principio de autoridad. Las decisiones que tome la dirección de un centro pueden y deben afectar a personas, equipos docentes o estructuras organizativas.
Tercera: La toma de decisiones lleva consigo muchas veces consecuencias en personas y equipos docentes que, al sentirse afectados, dan lugar a conflictos.
La no adopción de decisiones puede originar en muchos casos mas problemas y conflictos que una decisión tomada, aunque esta no haya sido acertada.
Las dificultades señaladas pueden mostrar la incapacidad personal para que un profesional asuma la dirección directiva.
Variables que inciden en la toma de decisiones.
Ante la necesidad o conveniencia de tomar decisiones, una dirección o un equipo directivo tienen diversos elementos o variables más importantes que suelen intervenir y que se exponen a continuación:
a)    Responsabilidad de la toma de decisiones ¿Quien decide?
b)   Tipo de decisión. ¿Qué se decide?
c)    Técnica o estrategia para la toma de decisiones. ¿Cómo se decide?
d)   Tiempo. ¿Cuánto se tiene que decidir?
e)    Personas afectadas e implicadas en la toma de decisiones.
f)     Consecuencias y repercusiones.
La toma de decisiones individual y en grupo.
Una decisión se puede tomar en grupos o individualmente.
Características de la decisión individual:
a)   Aspectos que pueden ser considerados positivos:
ü  Es una decisión que se toma en menos tiempo, es más rápida y ágil.
ü  La responsabilidad es mas clara y se asume con facilidad.
ü  Es más identificable.
b)   Aspectos que pueden entenderse como negativos.
ü  Podría tomarse  de menor calidad.
ü  El grupo no participa y por lo tanto su nivel de implicación y colaboración es menor.

Características de los niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones.
Las decisiones en grupo presentan varias ventajas e inconvenientes, tal como se especifica a continuación:
a)   Ventajas de esta decisión
ü  Puede ser de mayor calidad.
ü  Es aceptada y asumida con mayor facilidad que una decisión que a sido impuesta sin argumento.
ü  La responsabilidad no es de una sola persona, es asumida y aceptada por todos los que han tomado la decisión y han participado en su adopción.
b)             Aspectos negativos de esta decisión
ü  Necesita más tiempo y es más lenta que la decisión individual.
ü  La responsabilidad queda diluida
ü  Exige una preparación para el trabajo en equipo, así como técnicas de trabajo técnicas y operativas.
Los niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones pueden agruparse en los siguientes:
ü  Nivel informativo
ü  Nivel de consulta; razón técnica, razón comunitaria.
ü  Nivel decisorio


La toma de decisión individual
Esta la toma una sola persona, debido a su funcion y responsabilidad en el centro y a la naturaleza de la decisión. Vamos a analizar el proceso de toma de decisiones individuales, distinguiendo las distintas fases en que se produce.
ü  Fase de planteamiento.
ü  Fase de información y de consulta.
ü  Fase de deliberación.
ü  Fase de decisión
ü  Fase de la comunicación de la decisión tomada.
ü  Fase de puesta en práctica de la decisión tomada.
ü  Fase de seguimiento y control de la decisión adoptada.
La toma de decisiones en grupo.
Vamos a referirnos, tras ver las distintas fases de las decisiones de carácter personal, al complejo proceso de decisiones cuando los intervinientes son colectivos de personas como los que componen los centros educativos.
La toma de decisiones grupal se producirá, en la mayoría de las ocasiones, en reuniones, sean deliberativas o consultivas, informativas, consultivas, etc.
Formas de toma de decisiones.
a)   Por votación democrática
ü  El coordinador de la reunión informa y centra el tema objetivo de la toma de decisiones.
ü  El grupo analiza, debate, y discute alternativas.
ü  El grupo decide por votación la opción mayoritaria.
ü  A veces estas decisiones son para evitar conflictos.
ü  La votación en grupo o equipo de trabajo debe hacerse de forma secreta, a no ser que exista previo consenso.
b)   De forma parlamentaria
ü  La coordinación o dirección de la reunión expone y contextualiza el tema.
ü  Se plantean y analizan las diferentes alternativas.
ü  El tema se discute, pero no se llega a votar hasta que se agotan las razones.
ü  La decisión se vasa en la votación
ü  Se crean mecanismos de seguimiento y control por parte del grupo.

c)   Por consenso.
ü  Esta supone el mayor nivel de participación y de compromiso por parte del grupo.
ü  La decisión se toma por consenso, no llegándose nunca a la votación.
ü  Esta es más lenta, pero más eficaz, ya que todo el grupo participa y se implica en la decisión.
ü  Crea un buen ambiente de trabajo y un buen clima de relaciones personales.
El consenso requiere poseer estas características:
Ø  Mucha comunicación: a todos los niveles, ya que todas las opiniones deben ser escuchadas.
Ø  Plena participación: para conseguir un alto grado de compromiso con la decisión final.
Ø  Implicación: ante cualquier dificultad nadie niega su colaboración.


Conclusiones









Recomendaciones










Bibliografia















 







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