LA TOMA DE DECISIONES.
PRESENTACIÓN
El
presente blog correspondiente a La toma de decisiones” no solo en la parte
educativa sino que también en la parte administrativa.
Comprende
la conceptualización acerca de la Toma de decisiones sus procesos y con que noción
esta relacionada directamente, en el blog se encontrara las diferentes
modalidades en la toma de decisiones y la explicación de estas sus diferencias
y similitudes que encontramos en cada de dichas modalidades.
Para
el desarrollo del blog se obtuvieron información de varias compilación de
diferentes libros de los que mencionan la toma de decisiones en el ámbito de
los centros educativos, específicamente para los administradores y gestores por
lo cual estos libros han logrado una sistematización de la información, para
elaborar el blog que se propone dar a conocer.
El
blog consta de una introducción, objetivos generales y específicos y el
contenido donde se detallara lo que es la toma de decisiones.
INTRODUCCIÓN
La
toma de decisiones es un hecho social inseparable del hombre, y es en este
proceso en el que se transmite en modelos conocedores y de actitudes y actuaciones
del equipo que llevara la conducción de la toma de decisiones donde se adopta
un modelo y se hace necesario que la toma de decisiones sea el producto de un proceso deliberado y enmarcado en un
proyecto que le otorgue direccionalidad y sentido al centro educativo.
La
toma de decisiones se mas en la comunicación la toma de decisiones se mas en la
comunicación que es la que provee de información a todos los niveles
jerárquicos de las instituciones educativas para facilitar la toma de
decisiones en este contenido se debe pensar que la toma de decisiones
constituye una prolongación y actividad terminal de proceso de comunicación, este
es un evento de comunicación
interrelacionados en las instituciones educativas.
La
toma de decisiones es un tema tan vivo y de permanente actualidad que es
imposible no hablar de el ya que en toda institución ya sea publica o privada
ya sea un centro educativo o no siempre hay que tomar decisiones hasta el
nuestra vida cotidiana debemos que tomar decisiones con diferentes riesgos y
oportunidades que se nos dan a través de estas las decisiones pueden ser a
largo y a corto plazo pueden ser programadas o no programas.
En
el contenido de este blog se hablara mas específicamente de lo que se trata de la toma de decisiones.
Objetivo General
v Definir lo que es la toma de decisiones, sus procesos
en la ejecución y que es lo más necesario para que la toma de decisiones sea
posible.
Objetivos Específico
v Dar
a conocer las dos diferentes modalidades de la toma de decisiones, las actitudes y actuaciones del equipo de
conducción.
v Mencionar
los pasos de la concepción y ejecución de decisiones desde un modelo reactivo.
v Enunciar
los asuntos ligados al proceso de toma de decisiones y a su implementación en
los centros educativos.
v Plantear
el proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo y los aspectos a tener en cuenta para la toma
de decisiones dentro de un centro educativo.
v
LA
TOMA DE DECISIONES
Es
el proceso mediante el cual la funcion directiva toma contacto con las diversas
alternativas que permiten la identificación de problemas y la construcción de
soluciones.
La
toma de decisiones es una de las tareas más importantes que tiene los
directivos de un Centro Educativo. La organización, el funcionamiento y la
gestión de las instituciones educativas van a depender de la capacidad
decisoria y de la calidad de las decisiones tomadas.
Si
probáramos a enumerar las decisiones que toman unos Equipos Directivos, grandes
y pequeñas, nos quedaríamos asombrados. Y es que las decisiones continúas, día
a día, están marcando en gran parte el estilo de una Dirección y del Centro
La
toma de decisiones es algo con que convivimos a diario es algo cotidiano. En
algunos casos estas son el fruto de un proceso de discusión de análisis y ejecución.
La
toma de decisiones esta vinculada con la dimensión administrativa financiera
debido que la toma de decisiones y su viabilidad se encuentra implicada en cada
uno de los procesos administrativos financieros directamente ligada con el problema de la gestión ya que su
estilo estará determinado por la manera en que las decisiones sean alcanzadas e
implementadas.
En
todas las organizaciones se toman decisiones a diario, las instituciones
educativas no son la excepción. Por el contrario, los centros educativos se caracterizan
por tomar decisiones programadas. Las mismas implican sucesos futuros, en donde
se analizan por parte de los actores-la certeza el riesgo y la incertidumbre asociados
a las diversas acciones que se suelen emprender.
“la
toma de decisiones es la selección de un curso de acciones entre varias
alternativas, y constituye por lo tanto la esencial de la planeación”
(Chiavenato, 2005:157). Las decisiones no son acciones meramente
institucionales, las mismas están presentes en la vida cotidiana de las
personas y se toman en condiciones de al menos cierto grado de inseguridad, por
lo que implica ciertos riesgos.
Todo
proceso de toma de decisiones debe
considerar el uso eficaz y eficiente de los recursos de la institución, veamos
algunos aspectos básicos en el manejo de los recursos financieros materiales y
administrativos.
En
varios casos el conjunto de decisiones son requeridas por la urgencia, la
inmediatez de una situación que necesita ser resulta. Muchos supervisores y
directores se sienten bomberos, abocados a apagar incendios.
La
toma de decisiones según Chiavenato (2005), habla de dos modalidades en la toma
de decisiones, el modelo reactivo y el proactivo.
El modelo reactivo
se caracteriza por responder a las
urgencias sin que exista una organización en las respuestas mediatizado por un
proyecto que direccione u organice las respuestas, estas reacciones se dan en
muchos casos imprescindibles, estas demandan una gran inversión de energía y
esfuerzos. Este modelo al ser realizado en general de manera aislada, no logran
insertarse dentro de una lógica institucional que les de relación y sentido. La
consecuencia más común es que los miembros de la institución no ven traducidos
sus esfuerzos en resultados concretos, provocando sensación de fracaso y
desmotivación. Esto se resume a la frase “Se hace mucho y se consigue poco”.
Desde el modelo reactivo, se actúa de manera centrifuga, En la resolución de
problemas no se discriminan prioridades y se expulsa hacia el exterior los
conflictos. Se actúa de manera aislada, apagando incendios y los esfuerzos de
los miembros, al no ser sostenido por la institución a la que pertenecen suelen
perderse.
El modelo proactivo
resuelve sobre la marcha los problemas que se prestan, lo hace en funcion de
las directrices originadas del PEI (proyecto educativo institucional). Este
modelo tiene la comprensión de que todo no tiene el mismo grado de importancia
o jerarquizar las situaciones críticas, estableciendo prioridad atrapados en su
laberinto, de concentrar acción. Actuar
de manera proactiva implica anticipar dificultades y potenciar la acción
individual en el marco del accionar institucional. Se trata de Anteponerse a
los problemas, no de negarlos, evitando quedar atrapado en su laberinto, de
concentrar los esfuerzos y potenciar las capacidades e intereses individuales.
Este modelo funciona de manera centrípeto este encausa los esfuerzos hacia el
logro de un objetivo común, considera al conflicto como algo innato a la
institución, busca la comprensión de los problemas y genera estrategias que
permiten actuar en consonancia. Discrimina lo urgente de lo importante.
Optar por una gestión por proyectos es optar por un
modelo proactivo. En
este sentido, una gestión proactiva, no deja que las cosas sucedan, sino que se
propone de manera intencionada generar práctica y procesos. En esto justamente consiste
la gestión por y en proyecto: en la planificación e implementación deliberada e
intencionada de una serie de estrategias, fin de conseguir los resultados que
persiguen.
Las siguientes
tareas y acciones pueden ayudar al equipo directivo en la construcción de una
práctica proactiva.
Ø Dedicar
15 minutos del primer día de la semana para confeccionar la agenda de la
semana. Consignar tareas y responsables. Definir la acción concreta.
Ø Revisar
la cantidad de tiempo que se destina a cada tarea, preguntándose por la
coherencia entre el tiempo destinado a cada una y su prioridad en el marco del
PEI.
Ø Delegar
y trabajar en conjunto con los coordinadores del ciclo y jefes de áreas o de
departamento.
Ø Ayuda
al equipo docente a confeccionar su propia agenda de tareas.
Ø Revisar
que se cumplan las tareas pautadas.
Ø Visualizar
permanentemente la coherencia entre las directrices institucionales y las
tareas que se están realizando.
Ø Diferenciar
lo urgente de lo importante.
Tal como se puede
observar en el siguiente grafico, un modelo proactivo concentra las energías en
aras de objetivos comunes previamente planificados es decir, los esfuerzos,
intereses y habilidades individuales se concentran y desarrollan mutuamente. La
adhesión consiente o no a un modelo, supone sin duda, distintas formas en el
actuar de los equipos de conducción o reactivas.
Si adoptamos un
modelo proactivo, se hace necesario que el proceso de toma de decisiones sea el
producto de un proceso deliberado y planificado, enmarcado en un proyecto que
le otorgue direccionalidad y sentido.
El modelo reactivo,
ha establecido límites rígidos entre la elaboración y la ejecución de las
decisiones. Estipulo una división en etapas a seguir, que no contemplan la
realización de ajustes parciales, la contextualización y la incorporación de lo
imprevisto estas etapas son:
Este modelo ha
identificado las etapas y pasos a seguir hasta el momento en que se llega a la
ejecución y también las intervenciones. La responsabilidad del que decide, se
limita a definir la alteración correcta. La ejecución esta a cargo de otros.
Así se configuro un
tipo de organización dividida entre:
Cursos para
supervisores y directores de instituciones educativas
·
Los
planificadores: en quienes recaía la toma de
decisiones.
·
Los
ejecutores: que llevaban a cabo lo que otros habían
decidido.
Desde la perspectiva
de una gestión por proyecto, la decisión no puede quedar dividida de la
ejecución: el que decide es también quien ejecuta. Por lo tanto, desde esta
mirada, otras miradas se ponen en juego:
·
La viabilidad de la
decisión.
·
La implementación y
seguimiento.
En este modelo, la
gestión tiene como su herramienta fundamental al PEI (Proyecto Educativo Institucional).
El rol del equipo
directivo es centrar, en tanto tienen la responsabilidad del liderazgo de estos
procesos.
¿Qué supone la construcción de la viabilidad de un
proyecto?
Supone considerar
algunas de las siguientes cuestiones, ligadas al proceso de toma de decisiones
y seguidamente, a su implementación:
·
Desarrollar un proceso de
evaluacion y autoevaluación.
·
Anticipar posibles
dificultades que pudieran sugerir en la implementación de las decisiones.
·
Analizar y distribuir los
recursos disponibles y necesarios, teniendo en cuenta su funcionalidad.
·
Promover las innovaciones
favoreciendo su implementación, sistematización e institucionalidad.
·
Operar con la normativa
presente y la que es necesario construir, atendiendo la particularidad de los
contextos.
·
Considerar a lo planificado
no como algo inamovible, sino como un guion que dirige la acción.
Así mismo la toma de
decisiones debe ser fruto de reflexiones compartidas por todos los miembros de
la institución. Para que esto sea posible, es necesario contar con la
posibilidad de formar equipos para trabajar alrededor de proyectos y garantizar
al interior de la institución la circulación de información a través de canales
de comunicación efectivos. Requiere de una decisión de promover y garantizar la
participación de los diferentes estamentos que componen la comunicación
educativa.
En las instituciones
educativas, por su parte, dan dos tipos de decisiones a todos los niveles:
·
Programadas
o de rutina: responden generalmente a las normas e
informaciones existentes respecto de los eventos tratados.
·
No
programadas: El asunto es más complejo; aquí se requiere
de información adicional.
En ambos casos el
flujo de información es muy importante, por lo que el administrador de las
instituciones educativas deberá considerar la comunicación, la organización y
la toma de decisiones.
El siguiente esquema es de lo que contiene la
información de este blog, se representa relacionando el flujo de información
con las decisiones:
En este caso se debe
considerar que la información deberá ser desopilada a la luz de las necesidades
de la toma de decisiones que se requieren en la institución. El sistema de información
y decisiones será diseñado como un proceso de comunicación relacionando los
elementos de entrada necesarios a la información con los elementos de salida
resultado de la toma de decisiones. A su vez este resultado puede transformarse
en una información que puede servir para una subsecuente toma de decisiones, en
el mismo nivel, para el nivel superior o para nivelar información.
Los sistemas de
información de toma de decisiones deberán, por lo tanto, ser considerado en su
conjunto como una actividad a la cual se deberá aplicar las funciones básicas
administrativas fundamentales, a saber: planeación, organización, y control.
Proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo.
Proceso de toma de decisiones desde el modelo proactivo.
Algunos aspectos a tener en cuenta.
Visualizar objetivos del PEI (Proyecto
Educativo Institucional).
Ø ¿Cuáles
son las acciones que se acordaron como prioritarias para guiar todas las
acciones de la institución?
Ø ¿Cómo
organizarlos para llevarlos adelante?
Ø ¿Quiénes
trabajaran para el logro de los resultados que se persiguen?
Ø ¿La
distribución de tareas es coherente con las funciones de cada miembro de la
institución.
Ø ¿Qué
espacios se propondrán para trabajar?
Ø ¿Cómo
organizar el trabajo de todos los miembros de la institución?
Realizar distribución de
tiempos y tareas en funcion de lo propuesto en el PEI.
Identificar todos los proyectos específicos propuestos.
Ø ¿los
proyectos específicos son coherentes con el PEI?
Ø ¿Guardan
coherencia entre si?
Ø ¿Se
superponen acciones o tareas?
Ø ¿Cuántos
proyectos específicos se están implementando?
Ø A
que apunta cada proyecto?
Ø ¿Esta
la institución preparada par llevarlos adelante?
Ø ¿Se
les asigno tiempo?
Ø ¿Cuáles
son prioritarios para desarrollar?
Ø ¿Cuáles
están en funcion de la realización de los proyectos?
Ø ¿Qué
sistema de información se prevé para que los miembros de la institución accedan
a la información?
Realizar un cronograma
anual de tareas y responsables.
Distribuir los espacios y
tiempos asignados para cada proyecto específico.
Establecer resultados
esperados para cada proyecto.
Favorecer una buena
circulación de información entre los equipos de trabajo, tanto de la
información que llega a la institución, como
aquella que generan y producen los proyectos específicos.
Identificar los recursos
con que se cuenta.
Ø ¿Qué
recursos se van a necesitar para la implementación de los proyectos?
Ø ¿con
cuales ya cuenta la escuela?
Ø ¿Cómo
se organizan, distribuyen y utilizan?
Ø ¿Qué
plan se diseña para la obtención de los recursos que faltan?
Ø ¿Qué
recursos son imprescindibles para cada proyecto?
Listado inventario de
recursos disponibles y no disponibles.
Propuesta de actividades
para obtención de nuevos recursos.
Delegar responsabilidades.
Ø ¿Que
equipos de trabajo existen en la escuela?
Ø Quienes
se comprometieron en cada proyecto?
Ø Que
canales de comunicación se establecerán para garantizar una comunicación
permanente?
Ø ¿Qué
tareas puede delegar el equipo directivo en otros miembros de la institución?
Ø ¿Cuáles
son indelegables y por que?
Creación de equipos de
trabajo para llevar adelante los proyectos.
Trabajo directivo de equipo
de conducción con los coordinadores de area y/o jefe de departamento.
Especificación de
responsabilidades de coordinar las acciones, convocar a reuniones y
actividades.
Prever reuniones periódicas
de estos responsables con los miembros del equipo de conducción.
Evaluar posibles
dificultades y ofrecer estrategias para su solución.
Ø ¿Cuáles
serian los principales problemas que se presentaran en la implementación de los
proyectos?
Ø ¿A
nivel humano, a nivel de los recursos materiales?
Ø ¿Sobre
que dificultades se pueden operar y cuales exceden a la institución?
Ø ¿Que
estrategias de resolución de conflictos se pueden diseñar para preverlos?
Realizar un diagnostico por
equipo a fin de averiguar principales dificultades y necesidades.
Diferenciar los problemas y
dificultades entre los cuales la escuela puede operar y aquellos que los
exceden.
Clasificar las dificultades
de acuerdo a tiempo, necesidades de capacidades de capacitación, necesidades de
espacio en la institución, necesidades de recursos materiales, u otros.
Evaluacion y seguimiento de
los distintos proyectos.
Ø ¿Cómo
se van a monitorear los proyectos?
Ø ¿Cómo
se van a evaluar?
Ø ¿Quiénes
son los responsables de realizar los informes de avance?
Ø ¿Qué
mecanismo de autoevaluación se promoverán la interior de cada equipo de
trabajo?
Diseño se instrumento de
evaluacion de los proyectos donde se consignen los aspectos a ser evaluados.
Cronograma de presentación
de informes parciales y finales.
Seguimiento permanente de
los proyectos en relación con las directrices institucionales.
Optar
por un proceso de toma de decisiones compartidas, no significa reunirse
permanentemente o que “todos estén en todo”, sino mas bien, que las decisiones sean
coherentes con el PEI, y que los implicados directamente en la decisión que
hayan participado en ella. Es necesario lograr el equilibrio entre la
sobrecarga de reuniones y la verticalidad en la toma de decisiones.
Para
que la toma de decisiones sea posible es necesario considerar:
Ø La
utilización y circulación de información
Ø La
distribución y el uso eficaz de los recursos.
La toma de decisiones
resulta ser una tarea difícil, en la que puede constatarse con más claridad la
inseguridad y debilidad de los directivos en un centro.
Las razones o motivos de
esta dificultad pueden ser tres:
Primera:
la toma de decisiones exige la elección entre varias opciones o alternativas y,
por lo tanto, lleva consigo la posibilidad de equivocarse.
Segunda:
la toma de decisiones esta muy unida en todas las organizaciones humanas al
principio de autoridad. Las decisiones que tome la dirección de un centro
pueden y deben afectar a personas, equipos docentes o estructuras organizativas.
Tercera:
La toma de decisiones lleva consigo muchas veces consecuencias en personas y
equipos docentes que, al sentirse afectados, dan lugar a conflictos.
La
no adopción de decisiones puede originar en muchos casos mas problemas y
conflictos que una decisión tomada, aunque esta no haya sido acertada.
Las
dificultades señaladas pueden mostrar la incapacidad personal para que un
profesional asuma la dirección directiva.
Variables que inciden en la
toma de decisiones.
Ante
la necesidad o conveniencia de tomar decisiones, una dirección o un equipo
directivo tienen diversos elementos o variables más importantes que suelen
intervenir y que se exponen a continuación:
a) Responsabilidad
de la toma de decisiones ¿Quien decide?
b) Tipo
de decisión. ¿Qué se decide?
c) Técnica
o estrategia para la toma de decisiones. ¿Cómo se decide?
d) Tiempo.
¿Cuánto se tiene que decidir?
e) Personas
afectadas e implicadas en la toma de decisiones.
f) Consecuencias
y repercusiones.
La toma de decisiones
individual y en grupo.
Una
decisión se puede tomar en grupos o individualmente.
Características de la
decisión individual:
a)
Aspectos
que pueden ser considerados positivos:
ü Es
una decisión que se toma en menos tiempo, es más rápida y ágil.
ü La
responsabilidad es mas clara y se asume con facilidad.
ü Es
más identificable.
b) Aspectos que pueden
entenderse como negativos.
ü Podría
tomarse de menor calidad.
ü El
grupo no participa y por lo tanto su nivel de implicación y colaboración es
menor.
Características de los
niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones.
Las
decisiones en grupo presentan varias ventajas e inconvenientes, tal como se
especifica a continuación:
a)
Ventajas
de esta decisión
ü Puede
ser de mayor calidad.
ü Es
aceptada y asumida con mayor facilidad que una decisión que a sido impuesta sin
argumento.
ü La
responsabilidad no es de una sola persona, es asumida y aceptada por todos los
que han tomado la decisión y han participado en su adopción.
b)
Aspectos
negativos de esta decisión
ü Necesita
más tiempo y es más lenta que la decisión individual.
ü La
responsabilidad queda diluida
ü Exige
una preparación para el trabajo en equipo, así como técnicas de trabajo
técnicas y operativas.
Los
niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones pueden agruparse
en los siguientes:
ü Nivel
informativo
ü Nivel
de consulta; razón técnica, razón comunitaria.
ü Nivel
decisorio
La
toma de decisión individual
Esta la toma una sola
persona, debido a su funcion y responsabilidad en el centro y a la naturaleza
de la decisión. Vamos a analizar el proceso de toma de decisiones individuales,
distinguiendo las distintas fases en que se produce.
ü Fase
de planteamiento.
ü Fase
de información y de consulta.
ü Fase
de deliberación.
ü Fase
de decisión
ü Fase
de la comunicación de la decisión tomada.
ü Fase
de puesta en práctica de la decisión tomada.
ü Fase
de seguimiento y control de la decisión adoptada.
La toma de decisiones en
grupo.
Vamos
a referirnos, tras ver las distintas fases de las decisiones de carácter
personal, al complejo proceso de decisiones cuando los intervinientes son
colectivos de personas como los que componen los centros educativos.
La
toma de decisiones grupal se producirá, en la mayoría de las ocasiones, en
reuniones, sean deliberativas o consultivas, informativas, consultivas, etc.
Formas de toma de
decisiones.
a)
Por
votación democrática
ü El
coordinador de la reunión informa y centra el tema objetivo de la toma de
decisiones.
ü El
grupo analiza, debate, y discute alternativas.
ü El
grupo decide por votación la opción mayoritaria.
ü A
veces estas decisiones son para evitar conflictos.
ü La
votación en grupo o equipo de trabajo debe hacerse de forma secreta, a no ser
que exista previo consenso.
b)
De
forma parlamentaria
ü La
coordinación o dirección de la reunión expone y contextualiza el tema.
ü Se
plantean y analizan las diferentes alternativas.
ü El
tema se discute, pero no se llega a votar hasta que se agotan las razones.
ü La
decisión se vasa en la votación
ü Se
crean mecanismos de seguimiento y control por parte del grupo.
c)
Por
consenso.
ü Esta
supone el mayor nivel de participación y de compromiso por parte del grupo.
ü La
decisión se toma por consenso, no llegándose nunca a la votación.
ü Esta
es más lenta, pero más eficaz, ya que todo el grupo participa y se implica en
la decisión.
ü Crea
un buen ambiente de trabajo y un buen clima de relaciones personales.
El consenso requiere poseer
estas características:
Ø Mucha comunicación:
a todos los niveles, ya que todas las opiniones deben ser escuchadas.
Ø Plena participación:
para conseguir un alto grado de compromiso con la decisión final.
Ø Implicación:
ante cualquier dificultad nadie niega su colaboración.
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografia
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